Descubra como estruturar um processo de onboarding eficaz em 7 passos para integrar colaboradores com rapidez e organização.
Quando alguém chega pela primeira vez em uma empresa, tudo é desconhecido. Os colegas, a cultura, os processos — até aquela velha máquina de café cada um faz de um jeito. É nesse cenário incerto que o processo de integração ganha sentido. Onboarding não é só mostrar o escritório e entregar os acessos. É uma jornada para transformar o novo em familiar, conectar pessoas e acelerar o início de uma história de sucesso.
Num mercado em que a rotatividade de funcionários é um desafio constante, entender como criar um onboarding que realmente faça diferença se tornou uma prioridade. Afinal, segundo pesquisa da Gallup de 2023, apenas 23% dos colaboradores estão prosperando em seus trabalhos. E um onboarding malfeito pode ser o primeiro passo para aquela temida “demissão silenciosa”.
Se você também busca menos burocracia, mais acolhimento e resultados concretos ao integrar gente nova — existe método. Acompanhe este roteiro, inspirado nas necessidades reais das empresas e nos diferenciais que só uma plataforma como a Taggui pode oferecer.
Primeiro contato: mais que boas-vindas
O primeiro passo da integração começa antes mesmo do “oi” presencial. Mandar uma mensagem de boas-vindas, um kit digital com manual da empresa, convite para um café virtual, tudo conta.
Pequenos gestos criam grandes expectativas.
Nesse momento, é bom já deixar claro quem será o contato do novo colaborador nos primeiros dias. Também é interessante enviar, antecipadamente, informações como horário, dress code (se houver), agenda do primeiro dia e instruções do acesso à plataforma de gestão, caso a empresa use soluções como a Taggui.
Segundo passo: a documentação na palma da mão
Documentos, assinaturas, contratos... Não precisa ser um pesadelo. Plataformas como a Taggui tornaram possível a admissão 100% digital. Isso não apenas reduz o tempo de espera, mas traz mais segurança para RH e novos colaboradores. E, convenhamos, ninguém sente saudade das filas para autenticar documentos.
Terceiro passo: apresentação da cultura e valores
Quem chega quer entender rapidamente “como as coisas funcionam por ali”. Essa etapa inclui um bate-papo sobre a missão, visão, valores e até pequenas histórias da empresa. O ideal? Conversas leves, encontros com pessoas de diferentes áreas — talvez até um quiz para testar (e fixar) conhecimento.
Segundo estudo da Deloitte, empresas que personalizam esse momento com recursos interativos, gamificação ou vídeos próprios têm até 50% mais retenção de talentos.
Quarto passo: sugestões práticas de ambientação
- Apresentação presencial ou virtual dos colegas, de preferência de diferentes setores.
- Tour físico ou virtual pelo ambiente de trabalho e canais internos.
- Entregue um “guia prático” de convivência (guia da cultura, quem resolve o quê, grupos no Whatsapp, horários comuns de almoço etc.).
Pode parecer detalhe, mas entender o dia a dia desde o início faz toda diferença para o sentimento de pertencimento e para evitar gafes constrangedoras.
Quinto passo: acompanhamento próximo nos primeiros dias
Chegar empolgado ao novo posto e se perder nos processos é mais comum do que se imagina. Por isso, indicar um “padrinho” ou mentor pode ser interessante. Esse colega vai apoiar, responder dúvidas e ajudar no entrosamento.
Sentir-se amparado faz o novo colaborador evoluir mais rápido.
Aqui, vale investir em feedbacks constantes. O RH ou gestor pode agendar breves check-ins no final da primeira semana, do primeiro mês e do terceiro mês. Com o apoio de aplicativos como a Taggui, esse acompanhamento fica mais organizado e transparente.
Sexto passo: treinamento adaptado à função
Não adianta criar treinamentos genéricos para todos, pois cada função demanda conhecimento específico. Uma trilha personalizada, com vídeos curtos, quizzes e acompanhamentos, contribui para que o novo colaborador não só aprenda, mas retenha o conteúdo.
Um estudo da Deloitte mostra que companhias que investem em tecnologia e treinamentos digitais têm funcionários 50% mais propensos a permanecerem por mais de três anos.
Sétimo passo: integração contínua e desenvolvimento
Integrar não acaba na primeira semana. A inclusão é um processo — e envolve conversas regulares, acompanhamento de desempenho, recolhimento de feedbacks e até customização de metas junto ao RH.
E sempre que possível, envolva os novos em projetos ou rituais internos. A participação ativa acelera o engajamento e a sensação de fazer parte.
Benefícios do onboarding estruturado
A integração bem planejada não melhora só o clima — tem impacto direto em resultados. Estudos como o da Talent Board apontam que processos estruturados aumentam a retenção em até 82% e, com uso de IA, podem melhorar ainda mais esse índice no primeiro ano.
No fim das contas, não existe modelo pronto. O onboarding precisa refletir a cultura e a realidade do time, mas não deve ser deixado sem um olho atento do RH. Ferramentas centradas no ser humano, como a Taggui, ajudam o processo a ser mais claro, menos cansativo e mais gratificante para todos.
Quando acertamos no onboarding, a empresa ganha mais do que funcionários alinhados: conquista embaixadores da cultura, gera engajamento e reduz aquela sensação de “só mais um no quadro”. E, com suporte tecnológico e foco nas pessoas, todo esse ciclo é muito mais simples. Se você quer transformar a experiência de integração na sua empresa, conheça a Taggui e descubra como facilitar cada uma dessas etapas com mais segurança e resultados reais.
